僕が社長になるまで。

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クライアントワーク お客さんを電話ノイローゼにしない。連絡手段の最適解はチャット・Mail

 

Pixabayからの画像

 

優れたビジネスパーソンは「相手の事を考える」ことができる余裕があるので、相手にとって、

そして自分にとっても効率的かつ生産性高い仕事をします。

 

その一例として挙げられるのが「電話しないで仕事を片付けられる」という特徴があると思います。

 

電話は強制的に相手の時間を奪うツール

僕がベンチャーで営業マンだった頃、申込書の回収やテレアポなど、電話をジャンジャン鳴らしてました。

 

「申込書を送ってくれ」と連日メールを送っているが返信が全くないお客さんに、ある日痺れを切らした僕は10回も電話した事があります。

 

しかし、お客さんから「朱華さん、電話かけすぎ。ちょっと、怖いよ」と言われてしまった事があるんです。

※当たり前ですね。皆さんは絶対やっちゃダメですよ。

 

分からないことは「すぐに」聞ける。相手の表情を見なくても、空気感がわかるなど、電話はとてもスピーディーで便利なツール。

 

もちろんです。

 

ただ、電話には

  • 相手の時間を奪う
  • 着信音が不快
  • 伝え漏れが発生しやすい

などのデメリットも多いです。

 

特に、電話は「相手のイマ」を考慮せず、強制的に相手の時間を奪うツールであるという事を認識したいところです。

 

「これ、アポ取ってたら良くない?」と思う人もいらっしゃるかと思うのですが、相手の予定は変わるんで、

電話の相手次第によって調整したらいいと思ってます。

 

友達などの仲の良い間柄なら速攻かけたらいいと思いますが、お客さんなど大事な関係の場合は、

  • 事前にメールを送る
  • 電話を受ける側に立っておく
  • 予定変わったら「SMSで」と伝えとく

など、しておくと「おっ、こいつええな」と思ってもらえるはず。

 

とは言っても「電話なかったら、仕事にならん!」というビジネスパーソンが多いのが事実です。

 

それではここから僕が仕事で実践してる働き方を紹介します。

 

社内の連絡手段はチャットで

予想して下さっているとは思いますが、社内の連絡手段は全てチャットですね。電話は全くしません。

 

相手が真後ろの席でもチャットしてます。

 

僕は社内の人に「連絡はチャットで」と伝えているので、僕に電話してくる来る人は、よっぽど急ぎの事があるときぐらいです。

 

「朱華さん、コミュ障なんかな」そう思って下さった人は挙手してください、それも正解なんですが

など、メリットが多いからなんですね。

 

会社員の仕事って、自分一人の効率や生産性だけ上がっても、評価されるわけじゃないんですよね。

優れたマネージャーなどは、そこらへんよく見てると感じますので。

 

自分は当然のこと、意識した仕事する前提で仲間に「どう働いてもらうか」は、自分が相手に仕事の振りたいときにも関わる事です。

 

だからこそ、同じ部署、チームに効率的かつ生産性高い仕事をして欲しいので、連絡手段にもこだわっていきましょう。

 

社外の連絡手段はメールで

「チャットちゃうんかい!」と思っていらっしゃるかもしれませんが、一部のお客さん除き、まだまだメール使ってます。

※可能な事なら、チャットの導入を打診したいですね。

 

クライアントワーク中心の僕ですが、電話は取らないです。お客さんには「メールでお願いします」と伝えております。

 

「電話をジャンジャン鳴らす人が私も苦手で。」とおっしゃってる、お客さんもいるぐらい大体は、快く承諾して下さってます。

 

最近ですが、挨拶した仲の良いお客さんから

このようなお声をもらいました。

 

ちょっと自慢みたいになってしまいましたが、ポンコツな僕ながら一生懸命にお客さんにとって「何がベストか」を考えて、

自己犠牲し、主張より結果を届けることに必死になってきたからなんかなと思ってます。

※お客さんが優しいだけですね、ミスして迷惑かけちゃったこともあるから

 

 

ごく普通ですが、メールで意識してきた事は

  • 情報は速く。そして、自分の意見も添えて提出する。
  • 相手がイマ何してるか予想して動き、ベストタイミングで連絡する。
  • 関わる人へお客さんの代わりに連絡しとく

こんな感じです。

 

 

特に3番目の「関わる人へお客さんの代わりに連絡しとく」ですが、こうした、お客さんの工数を減らしてあげるメール・アクションは意識してやってますね。

 

例えば・・・

窓口のお客さんのAさんが担当者(財布なし)の場合は、円滑に承認を取ってもらえるように、

のちに関わるであろうキーマンBさんにお客さんより前に接触しておくんです。

 

「さっき、朱華さんから連絡と資料もきてたよ、⚫︎⚫︎の事でしょ?」

といった感じで、

上位レイヤーのBさんへ事前に伝えとけば、上司へ伝えるAさんの心も軽くなりますからね。

 

ビジネスの世界では、こうした気遣いは大事で、この担当者のAさんが昇進し、ちょっと偉くなった時に

頼れる人(決裁への直接窓口)へなってくれるなんて事も。

 

さいごに

優れたビジネスパーソンは日々多忙。

 

「電話しないで仕事を片付けられる」はそこから編み出された、ワークスタイルの1つの最適解なのかもしれません。

※電話が絶対に必要な業界もあることは、充分に理解しております。人材業界もその1つですから。

 

「電話は絶対ダメ」ではなく、最初にも伝えたように、とても便利なツールです。ただ、他の連絡手段を活性化させてみようという事ですね。

 

社内ではチャットで、お客さんにはメールを徹底してみると、意外に電話を鳴らすより仕事が捗ることに気づけることでしょう。

 

そしたらいつか、メールも面倒になる。メールより、最適な方法がないか。

 

日本はすごい技術を持つ国ですが、労働生産性は低いと言われます。

だからこそ、一人ひとりが思考停止しないで、こうした疑問を持って常に仕事に向き合う事が大事なんかなと感じます。

 

 

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