皆さんは自分の仕事のスピードに自信がありますでしょうか。
僕は元営業マンにも関わらず、商談やプレゼンなどが苦手でポンコツ社員ですが、スピード✖︎正確性においては自信があります。
実際に僕は表立った仕事よりコツコツ行う作業や人の役に立つ裏方業務が得意というのもあり、会社で営業系の職種から裏方の事務系職種に異動になりました。
事務の仕事で１番求められるのはスピードです。もちろんミスがなく、正確な仕事をするのが前提の話ですが。。
そこで「仕事が遅くて悩んでる」「仕事が終わらず、毎日のように残業ばかり。。」という人に仕事のスピードに自信がある僕が仕事を早く終わらせる方法を伝授します！
結論から言いますと仕事を速くするには、
・８０：２０の法則
・人に聞く
・仕事を学ぶ
の3点を意識すれば圧倒的に速くなると思います。
詳しく書いていきます。
【８０：２０の法則】
僕が経営者を目指す上で勉強した知識を共有しますが、ビジネスの世界には「80：20の法則」なるものがあります。
それは会社の利益の８０%は主要上位２０%の顧客から生まれるという法則です。逆を言えば８０%の下位顧客は会社の２０%の利益しか生まないのです。
でも僕たちは１日の大半を８０%の下位顧客に費やしているのが事実です。だから、主要上位２０%の顧客への価値提供に力を注ぎ、８０%の下位顧客を減らして時間帯における利益率を向上させる方が圧倒的に良いです。
８０%も下位顧客がいるのだから仕事の量もキャパオーバーになります。そして、主要上位２０%の顧客にまで影響を及ぼします。
顧客の数が多すぎるとミスが増えたり、カネに繋がらない仕事も増えます。余計に時間を奪われて仕事が終わらないという負のスパイラルに陥ります。
ビジネスマンなら「カネに繋がる仕事」を優先しましょう。取引顧客の受注割合をリストアップし、優先順位を付け、上位２０%の顧客の仕事に時間を費やすこと。
主要上位２０%の顧客の仕事を引っ張り、下位８０%の仕事を減らして利益を上げれば業務の負担も大幅に減るはずです。
対応できないのなら、そもそも取るべき仕事ではないです。根拠となる理由は多々あるのですが、これは社会人になって１０回以上言われてる気がします。
事務の仕事は主要上位２０%の顧客と８０%の下位顧客の仕事を同時に受けることがありますが、優先順位は当然、上位＞下位です。
上位顧客の仕事のうち、全体を俯瞰して見てスケジューリングし、
・１番速く片付く仕事から着手する
・工数の多い仕事は社内に協力者を見つけてアサインをお願いする（数は正義）
・テンプレートを活用する
などで瞬時に対応していけばOKです。
そうすれば１度にかかる負担が減り、仕事のスピードは圧倒的に速くなるはずです。
【人に聞く】
意外だと思いますが、仕事のスピードを上げたいなら即座に人に聞いたほうがいい。社会人になると「分からないことは自分で調べてね」と言われますが、
正直、僕は人に聞いた方が圧倒的に速く、正確かつ効率的だと思います。
僕が尊敬する経営者の１人、ソフトバンク・グループ孫正義社長は分からないことがあった時は分かる人に瞬時に電話して聞くようです。
仕事は勉強ではないので自分で調べる＝知識が身に付くというわけではないと思いますし、正しい答えは１つは限らない。
何よりビジネスの世界は他社との競争だから、スピードは正義。
企業の経営者が優秀な秘書を置くのは何故か。それは自分が分からないこと、知らないことを迅速に聞けるようにするためです。
仕事が速くなりたいなら、分からないことをGoogleやYahoo!、本で納得するまで調べるよりも専門家に聞いて覚える方が断然、早いと思います。
目的は仕事のスピードを速くして、成果を上げること。
だから、人に聞くことを恥じるより、遅い仕事で大事な顧客や周囲に迷惑がかかってしまうことを恥じるべし。
【仕事を学ぶ】
最後に１番大切なことを書きました。どれだけスピードを意識しても仕事の基礎を理解しておらず、スキルが低いと問題が生じます。
仕事の基礎を１つ紹介しますが、メールの返信は迅速・溜めないを意識すること。これは僕が最も意識していることです！
多忙のイメージが強い人材業界ですが、それは事実でメールは五月雨式が多く、文字通り、梅雨時の途切れながらも長雨が降るように、断続的かつ小分けした依頼の連絡が鬼のように届きます。
これの対処法は非常にシンプルでメールが届いて目についた瞬間、すぐ開き、読み、返信する。たったそれだけです。
でも皆さんの周りにもメールや連絡を後回しにしてむちゃくちゃレスポンスが遅い人が居ませんか？
３０秒以内で返信できるメールを後回しにするのは直しましょう！
なぜなら、読んだのにそこで返信しなければ、あとで再度３０秒かけて「読み直す」工数が発生するからです。
簡単に計算してみましょう。
３０秒✖︎２回＝６０秒。
人の倍の時間をかけて仕事をしているということです！メールは１日１通なんて人は少数だと思いますので、更に時間差が広がる恐れもあります。
「ま、まずい。わたしだ。。～(꒪꒳꒪;)～」と焦るサラリーマン諸君、Ｏ Ｌのお姉さんもいるかもしれませんが、
大丈夫です。心配はいりません！
返信を速くしたいけど、 文章を打つのが遅い人や文面を考えるのが苦手な人は今からお伝えする術を１日ちょっとだけでも意識してみてください！
仕事が速くなる上で１番大事なことは「仕事を学ぶこと」です。
仕事を学ぶと言っても様々ですが、この記事ではポイントとなる２つの要素のみご紹介します！
１つ目のポイントは基礎スキルの向上です。
これは簡単です。メールの話で例えると、Outlookならメールの文面自体を登録・呼び出しできるクイックパーツ機能を使ったり、
辞書登録機能、ショットカットキーなど仕事の手間を減らすためのスキルや知識を習得することで仕事を素早く処理できます。
ExcelやWord、パワーポイントなども小技を何個か覚えれば、仕事も効率的に進められますよね！
これらは基礎中の基礎ではありますが、高い難易度のスキルを身に付けても日々の仕事で使用する機会が無い人も多い。
スキルを要する仕事をしている人も実はExcelなどは簡単な関数を使用していたりするものです。だから、基礎スキルは何より大事です。基礎あっての応用です。
２つ目のポイントはビジネスの基礎知識を習得することです。
こちらのビジネス用語の意味、分かりますでしょうか？
□フィジビリ
□エスカレーション
現在は社会人４年目なので流石に分かりますが、僕も初めは全く知りませんでした。。IT業界や人材業界といった新しい業界では上記のようなビジネス用語が散らばったメールが届くことも多いです。
これらの意味を理解できないと１つ１つ毎回、調べなきゃならないし、意味を間違えると顧客とのトラブルにも繋がりかねません。
ビジネス用語は基礎知識の１つの項目なだけでコミュニケーションスキルやプレゼン、マナーや先見性など他にも多数あります。
「８０：２０の法則」や「人に聞く」というのは目の前の仕事のスピードを上げる秘訣ではありますが、結局のところ、
正しい判断、適当な回答が瞬時に出せることが１番仕事が速くなります。
その判断や回答を瞬時に導き出すためには、
やっぱり「勉強」しかないです。
動画を見るなり、調べるなりして受験勉強と同じようにノートに書いたり、インターネット上での仕事にまつわるリテラシーテストを受けるとか。
でも、友人たちに僕は仕事が速くなるために「机上の勉強をしている」と言うと驚かれます。
確かに仕事って実務を通じて学ぶことが多いのですが、それだと自社の業務フローや自社に関係する業界の知識とかに偏ってしまう。
「個」のスキルが求められる時代に変わってきたからこそ、幅広い知識やスキルを習得して会社が沈み行く泥船になった時、いつでも飛び出せる。
業界横断型のユーティリティ性が高い人材。
それが僕が理想とするビジネスマン・モデルです！
以上で終わりにします。